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Conservazione Fatture Elettroniche: anticipo al 28 maggio

Conservazione Fatture Elettroniche: anticipo al 28 maggio
L’anticipo al 28 febbraio 2017 dell’invio della dichiarazione Iva relativa al 2016 comporta anche l’anticipo al 28 maggio 2017 della stampa o della conservazione sostitutiva dei Registri Iva del 2016 oltre che dell’archiviazione elettronica delle fatture elettroniche emesse nel 2016.

Tutte le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica e il processo di conservazione deve essere effettuato entro i tre mesi dalla scadenza dell’invio del modello Iva annuale (art.7, comma 4-ter, Dl 357/1994).

Entro il 28 maggio 2017, con l’anticipo dell’invio della dichiarazione Iva al 28 febbraio 2017, è necessario effettuare la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche. Com’è noto, i soggetti economici nel rispetto di norme civili e fiscali, sono obbligati alla tenuta e alla conservazione di determinati libri e registri che, entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione del relativo periodo d’imposta devono essere o stampati in formato cartaceo o conservati elettronicamente su supporti informatici.

Dal momento che la scadenza della dichiarazione IVA 2017, riferita al 2016, è stata il 28 febbraio 2017, per i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare, scade il 28 maggio 2017 il termine per:

  • la stampa dei registri IVA
  • la conservazione elettronica delle fatture elettroniche

Dal prossimo anno, invece, il modello Iva dovrà essere presentato tra il 1° febbraio e il 30 aprile, cosi anche le stampe o l’archiviazione delle fatture elettroniche, potranno essere effettuate entro il 30 luglio 2018.

La proroga di 15 giorni dei modelli Redditi SC 2017, per alcuni soggetti Ires, invece posticiperà dal 30 dicembre 2017 al 15 gennaio 2018 la stampa o la conservazione sostitutiva del libro giornale, dei mastrini, del libro inventari, del registro dei beni ammortizzabili e delle scritture ausiliarie del magazzino. Per gli altri soggetti, resta ferma la scadenza del 30 dicembre 2017.

La CONSERVAZIONE DIGITALE DELLE FATTURE ELETTRONICHE 2016 NEL SOFTWARE GB

Eseguendo l’update Pulsante Update del software, è stato rilasciato il modulo “Conservazione Fatture Elettroniche” per l’anno 2016.
Dal software GB, il processo di “Conservazione delle fatture elettroniche 2016” si esegue da:

  • pulsante Pulsante Multiditta
  • sezione “Conservazione Fatture Elettroniche

Utility Conservazione digitale Fatture Elettroniche

All’apertura della maschera, si ha l’elenco delle fatture elettroniche create con stato “Storicizzato” di tutte le ditte.

Elenco Fatture Elettroniche

Nella maschera occorrerà:

  1. indicare il “Responsabile della Conservazione“: colui che ha ricevuto ‘delega’ da un soggetto terzo (titolare dei documenti da conservare), per la nomina a responsabile della conservazione digitale della Fatturazione Elettronica PA
  2. selezionare il file della fattura firmato
  3. selezionare il file della notifica (non obbligatorio, ma consigliato)

1 – RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

Per completare il processo di conservazione digitale dei documenti, per prima cosa è necessario compilare obbligatoriamente per ogni cliente il responsabile della conservazione.
A fianco alla denominazione della cliente è stato predisposto il campo per l’indicazione del responsabile al servizio di conservazione. Dalla combo è possibile indicarlo. Se l’intermediario che ha inviato tutte le fatture è unico, il campo sarà compilato in automatico dalla procedura, la stessa cosa se era stato compilato nell’anno precedente.

Campo per l’indicazione del responsabile al servizio di conservazione

N.B. Il responsabile di conservazione deve essere compilato su tutti i righi di ogni cliente, altrimenti non sarà possibile accedere alla maschera “Deleghe” e concludere il processo di conservazione.

Il responsabile di conservazione deve essere compilato su tutti i righi di ogni cliente

Se gli intermediari sono più, dalla combo a discesa, l’utente dovrà settare quale tra questi assumerà il compito di responsabile del servizio di conservazione. Questo perché il responsabile deve essere solamente uno per ogni cliente.

Il responsabile deve essere solamente uno per ogni cliente

Una volta settato per tutte le ditte il Responsabile della Conservazione, dalla sezione “Deleghe” scaricare la delega per l’incaricato al servizio di conservazione, compilarla ed inviarla a GBsoftware tramite Pec all’indirizzo gbsoftware@pec.gbsoftware.it.

Scaricare la delega per l'incaricato al servizio di conservazione

N.B. Per procedere alla conservazione delle fatture elettroniche, cosi come previsto dall’art.3 comma 3 del Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014, è necessario inviare, per ogni intermediario incaricato, l’affidamento del servizio alla conservazione digitale dei documenti a GBsoftware. L’adesione deve pervenire entro e non oltre il 30/04/2017 a mezzo Pec all’indirizzo gbsoftware@pec.gbsoftware.it.

Dopo aver inviato la delega, al massimo 5 giorni dopo l’invio di essa, sarà attivo il pulsante Pulsante Conserva.

2– SELEZIONA FATTURE FIRMATE

Nella maschera “Conservazione Fatture Elettroniche”, dalla colonna Fattura inviata, è necessario per ogni fattura inviata selezionare il relativo file xml.p7m. Cliccando su Seleziona, si accede direttamente al percorso standard di salvataggio del file xml nel momento in cui la fattura è stata creata nel modulo “Fatture GB”.

Il percorso standard in cui viene inserito il file xml è: C:\Gb\App\Ditte\nomeditta\Doc\FatturaElettronica\anno

Percorso standard

Per gli utenti in Cloud il percorso standard che sarà proposto è: C:\GBCloud\FatturaElettronica\Doc\Ditta\Anno

Se in questi percorsi non è presente sarà necessario ricercarlo nella cartella in cui è stato salvato.

N.B. Il file da conservare deve avere estensione xml.p7m.

Una volta selezionato il file, se l’ambiente di conservazione non era stato creato per gli anni precedenti, il software in automatico invia i dati per la creazione e la predisposizione dell’ambiente e nella maschera lo stato assumerà “Ambiente in fase di creazione”.

Ambiente in fase di creazione

3– SELEZIONA NOTIFICA

La procedura di selezione della notifica è la stessa della selezione del file della fattura con una differenza: il file deve avere estensione xml e dovrà essere selezionato dalla cartella in cui è stato scaricato.

File xml nella cartella

Se l’utente non è in possesso del file della notifica consigliamo di visionare la guida on-line GUIDA ALLO SCARICO DELLE RICEVUTE/NOTIFICHE NEL SISTEMA D’INTERSCAMBIO per lo scarico del file dal Sistema D’Interscambio.

Una volta che gli ambienti sono tutti creati, selezionare tutto e cliccare il pulsante .

Per maggiori informazioni si rimanda alla guida-online.

CA261 – FSA/10

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