Importazione fatture elettroniche XML

N.B. Il modulo permette di importare fatture XML prodotte da qualunque gestionale. Ad esempio: il commercialista può importare anche fatture create dai propri clienti con altri applicativi diversi da GB.

Vantaggi

Lo scopo della gestione è quello di facilitare il lavoro dell’utente senza stravolgerne le abitudini.

Il modulo interfaccia il mondo creazione/invio/ricezione delle fatture e quello della registrazione contabile in Prima nota, che apre poi le porte all’integrazione con l’area contabile e fiscale.

La contabilizzazione delle fatture elettroniche tramite l’acquisizione dei relativi file XML è rapida ed intuitiva.

Importazione fatture con il software

Accesso alla maschera

All’interno di INTEGRATO GB sono presenti due punti di accesso alla maschera di importazione:

1. da Console Fatturazione FE (ovvero, dal modulo che l’utente utilizza per controllare, firmare, inviare e ricevere le fatture elettroniche)

2. da Contabilità – Prima nota

Configurazione delle impostazioni iniziali

L’indicazione delle impostazioni è fondamentale e richiede necessariamente la definizione del criterio di attribuzione della data di registrazione dei documenti, sia emessi che ricevuti.

Una volta indicata la modalità di attribuzione della data di registrazione, se non vogliamo definire altre impostazioni, possiamo selezionare il flag “Conferma la compilazione delle impostazioni”, quindi “Conferma impostazioni”.

Selezione da file XML da importare

Nella maschera che si apre clicchiamo il pulsante “Seleziona i file XML da importare” per accedere alla cartella dove abbiamo precedentemente salvato le fatture elettroniche.

Selezioniamo tutti i file oggetto di importazione, quindi clicchiamo “Apri”.

Alla conferma dei file selezionati la procedura visualizza la maschera di “Esito importazione file XML”.

In questa maschera il software effettua dei controlli al fine di impedire l’importazione di uno stesso file più di una volta. Se il file selezionato è già stato importato il programma segnala “File XML già importato”, mentre se la fattura che stiamo importando è già presente nella gestione con un altro nome file il programma segnala “Documento già presente”.

N.B. In alcuni casi il software segnala “documento in uso o accesso negato” a causa di alcune limitazioni di Windows, pertanto è necessario applicare alcuni accorgimenti:

• i file contenuti in una cartella in formato “.zip” devono essere “estratti” prima di procedere all’importazione
• la cartella o i file non devono essere salvati sul Desktop
• la cartella contenente i file non deve avere attiva la proprietà “Sola lettura”

Registrazione fatture emesse e ricevute

Una volta completata l’importazione la procedura suddivide in automatico i file tra documenti emessi e ricevuti, e poi per mese.

Per procedere alla registrazione è necessario cliccare sul pulsante Puntini, posto in corrispondenza di ogni file nella colonna “Registra doc.”.

Il software predispone la Prima nota in base ai dati presenti nel file XML e alle impostazioni iniziali indicate.

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