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Prorogati i termini al 10 Giugno 2021 per la Conservazione Sostitutiva 2019

Prorogati i termini al 10 Giugno 2021 per la Conservazione Sostitutiva 2019

Come annunciata dal Ministero dell’Economia e delle Finanze con il Comunicato del 13 marzo 2021 n. 49, in sede di approvazione del decreto Sostegni, è stata prevista la proroga dei termini per la conservazione delle fatture elettroniche ricevute ed emesse nell’anno 2019.

La scadenza della conservazione sostitutiva dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari relativi all’anno 2019, tra cui le fatture elettroniche ricevute ed emesse in tale anno per mezzo del Sistema di Interscambio, era prevista per il 10 marzo scorso.

Conservazione Sostitutiva 2019: Direttiva

Con il Decreto Sostegni, DL n. 41/2021, articolo 5 comma 16, è stata prorogata per altri tre mesi, pertanto i contribuenti potranno conservare i documenti relativi all’anno 2019 entro il 10 giugno 2021.

La conservazione digitale a norma è un processo tecnologico che assicura nel tempo la piena validità legale a un documento informatico, conferendo a quest’ultimo un’efficacia giuridica uguale a quella riconosciuta al documento cartaceo.

Il Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014 stabilisce che oggetto di conservazione sostitutiva sono i modelli dichiarativi, comunicativi e di versamento di natura fiscale, per i quali è prevista una presentazione all’Agenzia delle Entrate.

Possiamo procedere alla conservazione:

  • delle Fatture Elettroniche;
  • delle Liquidazioni Iva Periodica – Esterometro.

La circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36/2006 evidenzia quali documenti siano rilevanti al fine dell’applicazione del DM 23 gennaio 2004 in materia di dematerializzazione dei documenti fiscali, in particolare:

  • libro giornale e inventari;
  • scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali;
  • scritture ausiliari di magazzino;
  • registro dei beni ammortizzabili;
  • bilancio d’esercizio – composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa;
  • registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto;
  • dichiarazioni fiscali;
  • modulistica relativa alle fatture e documenti simili;
  • libro soci;
  • libro delle obbligazioni;
  • libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione, delle deliberazioni delle assemblee, ecc…

Conservazione Sostitutiva 2019: Area Conservazione GB

Per procedere alla conservazione digitale di tali modelli e documenti, GBsoftware, mette a disposizione dei clienti l’area web “Conservazione” alla quale si potrà accedere direttamente dal software GB, tramite Multi ditta, oppure tramite GB inWeb.

Se già è stato effettuato l’accesso, basterà cliccare QUI.

Prorogati i termini al 10 Giugno 2021 per la Conservazione Sostitutiva 2019: area conservazione in gb web

Una volta all’interno dall’area Conservazione, occorrerà, come prima cosa, configurare la tipologia di acquisto per le ditte presenti (se non è già stato fatto) ed effettuare la scelta tra:

  • “Web (fattura cliente)”: l’area web acquista ed effettua la conservazione;
  • “Web (fattura studio)”: lo studio per conto dell’area web acquista, ma la conservazione l’effettua l’area web;
  • “Interna a GB”: lo studio si fa carico sia dell’acquisto che dell’invio dei documenti in conservazione.

Prorogati i termini al 10 Giugno 2021 per la Conservazione Sostitutiva 2019: selezionare la tipologia di acquisto per ditta

Dopodichè, definire le classi documentali da conservare, se non già presenti, tra:

  • Fattura elettronica (fatture + ricevute/notifiche): 1 Giga (consigliato), 3 Giga, 5 Giga e >5 Giga;
  • Lipe/Esterometro: giga illimitati;
  • Altri documenti (bilancio, comunicazioni fiscali, contratti digitali, deleghe, dichiarativi, informativa privacy, libri sociali, libro giornale, libro inventari, modulistica, polizze, registri contabili e schede contabili): 1 Giga, 3 Giga, 5 Giga e >5 Giga;

Prorogati i termini al 10 Giugno 2021 per la Conservazione Sostitutiva 2019: definire le classi documentali

Per finire, si dovrà salvare la configurazione e per procedere alla conservazione sostitutiva, così come previsto dall’art.3 comma 3 del Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014, sarà necessario compilare la delega.

Prorogati i termini al 10 Giugno 2021 per la Conservazione Sostitutiva 2019: procedere alla conservazione sostitutiva

Dopo averla coimpilata, la delega, dovrà essere:

  • scaricata,
  • firmata e indicata la data,
  • Inserita di nuovo nella procedura,
  • Inviata a GBsoftware, e sarà approvata o scartata entro massimo 5 giorni dall’invio.

Prorogati i termini al 10 Giugno 2021 per la Conservazione Sostitutiva 2019: delega

Una volta che la delega sarà accettata, dall’elenco documenti, selezionare i file e inviarli in conservazione.

Prorogati i termini al 10 Giugno 2021 per la Conservazione Sostitutiva 2019: selezionare i file ed inviarli in conservazione

Se i file non sono presenti, posizionarsi nel ramo dei documenti da conservare e, tramite il pulsante “Importa file da esterni”, selezionarli ed importarli.

Prorogati i termini al 10 Giugno 2021 per la Conservazione Sostitutiva 2019: Importa file da esterni

NB: per i documenti che non sonno fatture, procedere alla conservazione di file firmati digitalmente così da garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.

Per maggiori informazioni sul funzionamento della Conservazione Sostitutiva è disponibile la guida online.

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